Microsoft社から発売されているAccessに付いて説明します。

AccessとはMicrosoft社Office製品の一つでデーターベース用のアプリケーションソフトです。

何ができるのかというと例えば顧客情報の住所、氏名、電話番号などの情報(データ)をまとめて管理し、各情報の入力、修正、削除、検索、閲覧を得意とした製品です。

これだけを聞くと「Excelでもできる」とExcelを使用した方は思うかもしれません。その答えは「正解」です。確かにExcelでも住所、氏名、電話番号などの情報を入力して確認することはできます。しかし、Excelの場合は一般的に表計算ソフトとされ表内にデータを入力して使用者が見やすいように表示するためのソフトです。また、計算ソフトであるため各情報内のデータを計算することも得意です。

Accessの場合は計算を主としたソフトではありません。あくまでもデータを格納するためのソフトです。
その一例としてExcelのシートで入力できる行数には65536行までのデータしか入力ができません。Accessの場合は行数の制限はありません(正確には1つのテーブル内に1GBまでの制限があります)。
私の個人的なテストでは一般的な顧客情報(住所、氏名、電話番号など)を10万件入力しても動作しました。仮にExcelで最大の65536件を入力したらどうでしょうか?入力はできても検索には非常に大変で時間がかかります。Accessの場合は10万件のデータから1件を検索すると瞬間で探すことができます。

ここまで聞いて「今管理している顧客情報をAccessで行おう」と思ったか方はちょっとお待ちください。AccessはOffice製品の中で一番難しいとされています。Excelの場合はデータを入力、表示、印刷などを行うにはシート(Sheet)という場所でほとんど行うことができます。
Accessの場合にはテーブル、クエリ、フォーム、レポートなどを使用してデータの入力する場所、検索する場所、表示する場所、印刷する場所が全て違う場所で行います。そのそれぞれの場所の使用方法も全て異なっているのですが、全て関連もしています。それらの使用方法をある程度理解しないと本当のAccess(データベース)を使用することができません。簡単なデータならExcelで行った方が早くて便利なこともあります。

ここまで聞いて本当に始めたい方は書店などにAccess用の書籍が沢山あります。それらを見て勉強してください。かなり勉強は大変かもしれませんが、覚えてしまうとなかなか面白いものです。また、Accessをある程度覚えてしまうとAccessよりも高機能なSQL ServerやMySQL、Oracleなどにも入りやすくなることでしょう。
「Accessで管理したいけど、作るのは誰かにやって欲しい。」という方はこちらまで連絡をください。希望にあわせたデータベースを作って納品させていただきます。ユーザーはそのデータベースを使用するだけになります。(ちょっと宣伝(^^ゞ )

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