Access Excel

旧ブログのHibi日記で以前書いた内容でも、こちらのブログに掲載したい内容がところどころありますので、今後、その様な記事は多少なりとも修正して掲載していく予定です。

今回掲載するのは時々聞かれるAccessとExcelの違いです。AccessとExcelのはまったく異なるものです。

よく、データベースをよく知らない方はAccess(特にテーブル部分)を見て

「ExeclとAccessは何が違うの?」

と疑問を思う方がいます。確かに、Accessのテーブルを見ると多少の形状が異なるもののExcelのシートのように行と列で区切られた表形式で作られています。

けど、Accessやデータベースを知っている方に聞くと「ぜんぜん違うよ!」という答えが大抵帰ってくるでしょう。では、ExcelとAccessでは何が違うかについて簡単に説明してみたいと思います。

まず、それぞれの画面をよく見てみてください。(Accessはテーブル部分です)。上がAccessのテーブルで下がExcelです。それぞれバージョンは2003です。

Accessのテーブル

Accessのテーブル

Excel

Excel

これら図を見てもらうと、まず大きな違いとしてExcelには各行に行番号があります。これに対してAccessは各行に行番号というものはありません。Accessをはじめデーターベースにはこの行にはどのデータという認識がないのです。

では、どうやってデータ(行)を選択するのかというとExcelの場合、はじめから用意されていますが、Accessの場合は行番号の代わりになる列を自分で設定するのです。

「めんどくさいな!」

と思うかもしれませんがそれが正解です。Access(データベース)は作るのが非常に面倒です。その反面、出来上がってしまうと非常に使いやすくなるのがデータベースです。

また、それ以外の違いにExcelはセルに関数などを入れてデータの計算ができますが、Accessの場合は、テーブル上では関数を使用することはもちろん足し算や引き算もできません。では、どこでデータの計算を行うかというと、その1つがクエリです。

クエリはデータを加工する専用の機能です。その代わり、データを入れることはできません。(実際にはクエリ上でデータを入力することができる場合がありますが、実際にはデータはテーブルに入力しています。仮想テーブルです)

更に、Excelの各列には数字を入れることができたり、文字を入れることもできます。Accessは「この列は数字!」と決めたら数字以外のデータを入れることはできません。

主にExcelというのはあくまで使用者を中心とした視覚性主体のソフトウェアで、Accessは使用者よりもデータを中心に考えられたデータを管理するためのソフトウェアだと思っていいと思います。この他にも多数の違いがあるのですが、実際に触っていくともっと違いがわかると思います。

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