Accessを始めて触る人が起動して「新規作成」を行うと大体驚くことがあります。それはいきなり名前をつけて保存するダイアログが表示されることです。ほとんどの方はExcelやWordで新規にファイルを作成してもある程度必要なことを入力して「保存」すると思います。

なぜ、Accessは初めにファイルの保存を行うのでしょうか?それはAccessがデーターベースソフトだからです。

060628_table例えば、名前、住所の顧客情報を保存するデータベースがあったとします。そのデータをテーブル(データを登録するところ)に直接顧客情報を入力するとします。初めに名前の「山田(仮名)」を入力し、次に住所の「東京」を入力します。入力したら次のデータを入力するために行(正確にはレコード)を移動します。この行を移動したときに今入力した「山田」「東京」は保存されてしまうのです。
WordやExcelの場合はいくら内容を入力しても保存ボタンをクリックしなければ入力した内容は保存されません。データベース(Access)の場合はこの部分が異なります。行を入力し終わった段階でデータは保存するので初めにファイルの保存先を決めておかなければならないのです。

ではどうして、Accessはデータを入力した段階で保存されてしまうのでしょうか?
Accessに限らずデータベースは複数のユーザーと共有して使用することができます。もしも、Excelのような全てのデータを入力してから保存するようになってた場合、Aさんが「山田」「東京」などの100件のデータを入力している最中にBさんが内容を確認したとします。すると

「あっ!山田さんのデータが入っていないから登録しなくては!」

と思って「山田」「東京」を入力してしまったらどうなるでしょうか?データベースには山田さんが2つ登録されてしまいます。これはデータベースとしては許されないことです。その為にもデータを入力した段階でデータを保存知る必要があるのです。